Le 10 regole del Servizio di Prevenzione e Protezione

Lancio_10_regole_SPPGrazie all’impulso dato dagli ultimi aggiornamenti normativi, l’oggetto delle azioni del Datore di Lavoro in materia di Salute e Sicurezza nei luoghi di lavoro si è spostato sempre più dalle strutture, attrezzature e macchinari alle persone. Per effetto di ciò la prevenzione è divenuto un sistema complesso in cui necessariamente devono essere integrati gli aspetti tecnici, sanitari ed organizzativi. In un sistema aziendale articolato, pertanto, l’organizzazione di un Servizio di Prevenzione e Protezione deve essere responsabile dell’integrazione di vari ambiti: la multidisciplinarietà degli aspetti tecnici, la managerialità degli aspetti economici, la capacità direttiva del sistema interno ed esterno.
L’organizzazione di una struttura che sia realmente funzionale può essere schematizzata con 10 semplici direttive:

1. Multidisciplinarietà e settorializzazione delle competenze nel SPP

Il Servizio di Prevenzione e Protezione può raggiungere i risultati prevenzionistici attesi solo se riesce a trasferire le esigenze interne al soggetto esterno scelto, forte di conoscenze tecniche che siano sufficienti per programmare, attivare, collaudare e monitorare gli interventi richiesti. Le tematiche relative alle macchine ed alle attrezzature, agli impianti ed alle norme ambientali da rispettare richiedono una specificità ed un aggiornamento costante che nel sistema aziendale possono essere garantiti solo specificando le competenze nell’organizzazione del SPP.

2. Managerialità economico – finanziaria

L’efficacia del compito del Servizio di Prevenzione e Protezione è strettamente connessa alla capacità di incidere nella corretta programmazione del budget della prevenzione, in cui il SPP non può non essere coinvolto come parte attiva, al fine sia di ricercare soluzioni di autofinanziamento che possano permettere il restringimento dei tempi di attuazione delle misure ritenute necessarie, sia di assicurare l’attenzione alla scelta delle collaborazioni esterne in termini di contenuti tecnici e sostenibilità economica.

3. Strumenti per la programmazione degli interventi

A causa delle stringenti tensioni economiche, però, il Servizio di Prevenzione e Protezione si trova a dover inevitabilmente programmare gli interventi spesso con orizzonti pluriennali e secondo delle scale di priorità che vanno definite in funzione della probabilità di accadimento e della potenzialità del danno concretizzabile. Occorre pertanto dotare il SPP di uno strumento decisionale agevole (algoritmo con compiti e responsabilità definite) che possa essere utilizzato internamente come documento programmatico, riportante priorità e tempistiche.

4. Tenuta e consultazione della documentazione

L’operatività dell’attività può essere guidata attraverso la raccolta di dati storici organizzati in una banca dati di immediata disponibilità, arricchita dall’interazione con tutti gli attori coinvolti nel processo prevenzionistico. Un Sistema di Prevenzione e Protezione efficiente non può prescindere infatti da una strutturata gestione della documentazione di pertinenza. Definire delle codifiche per la tracciabilità dei documenti con le rispettive versioni, organizzare un archivio fisico ordinato, protetto e univocamente localizzato, stabilire i responsabili della documentazione, sono aspetti imprescindibilmente connessi con l’operatività.

5. Armonizzazione delle azioni con le altre funzioni aziendali

La gestione delle attività deve essere organizzata mediante fasi di attuazione e verifiche che si succedano secondo una sequenza logica e temporale ben definite (Plan – Do – Check – Act). Questo consente di programmare anche i carichi di impegno del gruppo di lavoro nel tempo e di trasferire la programmazione degli interventi agli altri ambiti aziendali armonizzando le rispettive disponibilità.

6. Valorizzazione della Cultura della Prevenzione e della Sicurezza

Il coinvolgimento degli attori interni presuppone necessariamente un apparato di azioni dirette alla valorizzazione della Cultura della Prevenzione e della Sicurezza. È fondamentale tenere alta l’attenzione dei lavoratori e del management sui diversi aspetti tecnico – organizzativi aziendali tramite strumenti di comunicazione ed informazione (collane editoriali, opuscoli informativi, dossier aggiornati etc.). A questo deve necessariamente corrispondere una reportistica di feedback che possa quantificare nel corso del tempo lo stato di avanzamento della cultura della prevenzione nella propria organizzazione aziendale.

7. Comunicazione interna verso tutti i livelli

L’attitudine alla gestione della comunicazione risulta pertanto requisito propedeutico per l’efficientamento di tali azioni: la tipologia della comunicazione cambia in funzione dell’interlocutore, per cui è opportuno distribuire internamente al Sistema di Prevenzione e Protezione i compiti di raccordo con i vari livelli aziendali;

  • il RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione) deve avere il carisma ed il dono di sintesi nel raccordarsi con i livelli dirigenziali e con gli organi ispettivi esterni;
  • gli ASPP (Addetti al Servizio di Prevenzione e Protezione) devono avere la pragmaticità e la semplicità nel riferirsi ai lavoratori ed ai loro rappresentanti.

Per assicurare l’efficacia di tutto il processo comunicativo è necessario istruire l’intero sistema aziendale mediante momenti di condivisione programmati e continui e strumenti informatici che riescano a semplificare il flusso di informazioni (Convention, Intranet, newsletters, pagine web dedicate etc.).

8. Presidio fisso nei luoghi di lavoro

Le tematiche oggetto del processo comunicativo nascono inevitabilmente dal quotidiano: la presenza costante nei luoghi di lavoro da parte del Sistema di Prevenzione e Protezione a copertura pressoché integrale dell’orario di lavoro trasmette immediata sensazione di rapidità di intervento e di interazione con ogni problematica, riducendo gli interventi emergenziali a vantaggio di quelli programmati.

9. Collaborazione costante col sistema sanitario aziendale

Ogni azione prevenzionistica si basa sia su conoscenze tecniche, orientate alla sicurezza, che su conoscenze sanitarie, orientate alla salute dei lavoratori. In un sistema aziendale complesso il Sistema di Prevenzione e Protezione deve quindi raccordarsi con il Servizio Sanitario di Medicina del Lavoro, perfezionando il processo valutativo dei rischi e arricchendo le programmazioni prevenzionistiche periodiche. Il tutto deve avvenire mediante schedulazione di incontri e riunioni periodiche e, ove possibile, con lo svolgimento delle rispettive attività in locali attigui, onde garantire l’immediatezza dello scambio informativo.

10. Orientamento costante verso il Sistema di Gestione della Sicurezza

Ogni attività del Sistema di Prevenzione e Protezione deve infine essere tracciata e raccordata con gli altri ambiti aziendali, in un sistema quadridimensionale, in cui la direttrice temporale sia la linea guida: ciò può essere perseguito esclusivamente mediante la strutturazione, già in fase progettuale della struttura del SPP, la realizzazione ed il mantenimento di procedure, moduli, norme interne, reportistica, incastonati nella realizzazione di un Sistema di Gestione della Sicurezza.